Alle Buchungsangelegenheiten wie die Reservierung, Umbuchung und Stornierung können vom Kunden selbständig über das Optima Tours – Buchungssystem auf der Optima Tours Webseite erledigt werden. Alternativ können diese Vorgänge auch schriftlich per E-Mail an info@optimatours.de oder per Post bei Optima eingereicht werden. Eine telefonische Buchung, Umbuchung und Stornierung der Buchung ist ausgeschlossen.
Die Reisedokumente werden grundsätzlich nur nach vollständiger Bezahlung des Rechnungsbetrags freigeschaltet bzw. zugesandt. Bei Onlinebuchungen ist der Zugriff auf die Reisedokumente im Falle einer Kreditkartenzahlung sofort möglich. Bei Überweisungen werden die Tickets erst freigeschaltet bzw. per E-Mail zugesandt nachdem das Geld auf dem Konto von Optima Tours eingegangen ist.
Alle Reisenden, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit, benötigen ein gültiges Reisedokument. Visafragen sind grundsätzlich vor Fahrtantritt vom Reisenden selbst zu klären. Auskunft darüber kann z.B. das zuständige Konsulat geben.
Für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Zoll- und Gesundheitsvorschriften sowie die Beschaffung der notwendigen Fahrdokumente ist jeder Kunde selbst verantwortlich. Kunden ohne die erforderlichen Dokumente für sämtliche vom Autoreisezug befahrenen Staaten können von der Beförderung ausgeschlossen werden.
Wenn die nationalen Eisenbahngesellschaften keine entgegengesetzten Anordnungen treffen, obliegt dem Fahrgast die Verladung, Entladung und ggf. Umstellung des Fahrzeuges auf dem Transportwagen. Der Kunde hat dabei die erforderliche Sorgfalt anzuwenden.
Die Fahrzeuge müssen spätestens drei Stunden vor der Abfahrt des Zuges am Verladeterminal zur Zollabfertigung und Verladung bereitstehen. Verladeschluss ist zwei Stunden vor Zugabfahrt
Nach Ankunft am Verladeterminal muss der Kunde umgehend sein Fahrzeug zur Fahrzeugkontrolle fahren. Dort werden die Fahrzeugmaße sowie der Fahrzeugzustand (z.B. auf evtl. Beschädigungen) überprüft und beides dokumentiert.
Vor der Verladung muss außerdem die Anmeldung und Abfertigung im Optima-Büro an der Verladestelle erfolgen.
Der Verladeschluss ist durch die vorgeschriebenen Zeiten für die Zoll- und Polizeikontrolle bedingt.
Nach dem Verladeschluss können weder Reisende noch Fahrzeuge zur Beförderung angenommen werden.
Fahrzeuge, die den nachfolgenden Maßen und Bestimmungen nicht entsprechen, sind von der Beförderung grundsätzlich ausgeschlossen. Bei geringfügigen Maßüberschreitungen prüft das Verladepersonal der Optima, ob eine Beförderung mit den abweichenden Fahrzeugmaßen möglich ist. Sollte dies der Fall sein und der Kunde sich einverstanden erklären, wird die Beförderung durchgeführt. Auf XIII Punkt 5 (Beschränkung der Haftung) in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen wird hingewiesen
Die Fahrzeuge müssen amtlich zugelassen und verkehrssicher sein. Sie dürfen außer dem Fahrersitz höchstens 8 weitere Sitzplätze haben.
Jedes Fahrzeug muss von einer volljährigen Person mit gültiger Fahrerlaubnis begleitet werden. Diese und jede weitere Begleitperson müssen im Autoreisezug-Beförderungsausweis (Fahrkarte) aufgeführt sein und über die erforderlichen Reisepässe und Visa verfügen.
Die Fahrzeuge der Kategorie bis 198 cm dürfen eine Oberbreite (siehe Skizze) bis maximal 180 cm haben und dürfen eine Bodenfreiheit von 15 cm nicht unterschreiten. Die Maximalbreite beträgt 205 cm und die maximale Spurbreite 190 cm. Bei Fahrzeugen, die diese Maße nicht einhalten, besteht die Gefahr der Beschädigung bei der Ver- und Entladung sowie während der Beförderung. Für Schäden, die durch Überschreitung der vorgegebenen Maße am Fahrzeug selbst, am Transportwaggon oder an Fahrzeugen anderer Kunden entstehen, haftet der Kunde.
Sicherheitsmaßnahmen: Der Fahrgast ist verpflichtet alle ihm möglichen Vorkehrungen zu treffen, um Schäden zu verhindern. Er hat insbesondere für das komplette Abschließen des Fahrzeuges und die Verriegelung des Schiebedaches, den Verschluss der Lüftungsklappen, das Einziehen der Antenne etc. zu sorgen. Handelt es sich bei der Antenne um eine nicht in sich versenkbare Dachantenne (z.B. Fiberglasantenne), so ist diese so zu befestigen oder festzubinden, dass die zulässige Höhe des Fahrzeuges nicht überschritten wird. Kraftstoffführende Leitungen müssen dicht und der Kraftstofftank gut verschlossen sein. Während sich die Fahrzeuge auf Bahnanlagen befinden, darf Kraftstoff weder entnommen noch eingefüllt werden; so lange ist auch das Rauchen und Arbeiten mit Flammen oder offenem Licht in den Fahrzeugen und deren Nähe untersagt. Die gesamte Fahrzeugelektrik muss in Ordnung sein. Auf dem Dach mitgeführteGegenstände (z.B. eine Dachbox) sind – soweit zugelassen – so zu befestigen, dass andere Fahrzeuge nicht beschädigt werden. Die Verwendung von Wagendecken zum Schutz der Fahrzeuge ist untersagt. Wichtig: Es wird empfohlen, Wertgegenstände nicht in den Fahrzeugen zu belassen, sondern mit in die verschließbaren Abteile zu nehmen.
Lebende Tiere dürfen nur mitgenommen werden, wenn der Besitzer ein eigenes Abteil für sich und seine Begleitperson(en) gebucht hat.
Für die Einhaltung etwaiger behördlicher Auflagen (insbesondere veterinärmedizinische Auflagen in der grenzüberschreitenden Beförderung der Tiere) ist der Reisende verantwortlich
Bei der Einreise mit Haustieren in die EU muss die Tollwut-Titerbestimmung und ein gültiger Heimtierausweis mitgeführt werden, in dem die gültige Tollwutimpfung und zusätzlich auch die serologische Tollwutuntersuchung eingetragen ist.
Wichtig: Das Tier darf nicht jünger als drei (3) Monate sein. Nur die Mitnahme von Hunden und Katzen ist zulässig. Die Mitnahme von Vögeln und Frettchen ist nicht zulässig.
Rauchverbot
In den Schlaf- und Liegewagen darf nicht geraucht oder E-Zigaretten benutzt werden.
Der Betrieb von folgenden elektrischen Geräten ist im gesamten Zug nicht gestattet: Wasserkocher, Kochplatten, Kühlschränke, Föhne, elektrische Heizstrahler und Klimageräte sowie anderer leistungsintensiver Geräte über 500 W.
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